Trợ lý ảo phiên bản v3.0

I. TRỢ LÝ ẢO LÀ GÌ?

Trợ lý AI là giải pháp tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng và chăm sóc khách hàng đa kênh qua hội thoại trực tuyến. Dựa trên dữ liệu chuẩn hóa, hệ thống đóng vai một nhân viên tư vấn thực thụ: tự động tương tác, thấu hiểu nhu cầu, đề xuất sản phẩm chuẩn xác, chốt đơn, lên đơn tự động và hỗ trợ thanh toán theo thời gian thực với độ chính xác tuyệt đối.

Hệ thống có khả năng:

Tiếp nhận và phản hồi tin nhắn khách hàng theo thời gian thực.
Phân tích nội dung câu hỏi và đưa ra câu trả lời phù hợp.
Tư vấn sản phẩm/dịch vụ theo dữ liệu được thiết lập.
Hỗ trợ chốt đơn và điều hướng khách hàng.

Các chức năng chính của Trợ lý ảo:

Tự động phản hồi khách hàng 24/7.
Tư vấn sản phẩm bám sát nội dung doanh nghiệp cung cấp.
Nhận diện và tư vấn thông qua hình ảnh.
Hỗ trợ chốt đơn và lên đơn hàng tự động.
Tạo link thanh toán trực tuyến.
Tính phí và thời gian giao hàng.
Quản lý bộ nhớ ngắn hạn và dài hạn.
Gắn nhãn hội thoại và dừng hoạt động AI chính xác.
Cung cấp sẵn quy trình vận hành hoàn chỉnh cho ngành Bán lẻ.
Lưu nhật ký (Log) hoạt động chi tiết.
Hỗ trợ nhân viên vận hành thông qua tính năng AI-Assistant.

Video hướng dẫn

II. HƯỚNG DẪN TẠO AI PHIÊN BẢN v3.0

Bước 1: Ở giao diện Trang chủ, chọn Trang mà bạn muốn thiết lập.

Bước 2: Tại giao diện Hội thoại, truy cập vào mục Cài đặt trang.

Bước 3: Tạo Trợ lý ảo AI

Chọn mục Trợ lý ảo và chuyển sang tab Trợ lý ảo → Nhấn Thêm để tạo mới Trợ lý ảo → Sau đó nhấn chọn Phiên bản v3 và chọn Thiết lập.

Bước 4: Thiết lập kho kiến thức

Tại mục Quy trình → Chọn Toàn bộ quy trình → Chọn sử dụng các công cụ (Tư vấn bán hàng và Nhận diện ngôn ngữ khách).

Để tải file kiến thức lên hệ thống Retion:

Tại mục Quy trình → Chọn công cụ Tư vấn bán hàng → Chọn công cụ Tra cứu sản phẩm → Chọn tổ chức Retion → Chọn Trang cần thiết lập AI → Chọn Tải file kiến thức lên hệ thống Retion. Sau đó, nhấn Tải file kiến thức (tải file định dạng .xlsx).

Tiếp theo, chọn Tất cả kiến thức → Chọn Huấn luyện trở lý ảo.

* Hệ thống cung cấp sẵn các công cụ hỗ trợ tư vấn bán hàng tự động như:

Tra cứu sản phẩm

Tìm sản phẩm theo từ khóa khách hỏi, trả về giá, tồn kho và khuyến mãi đang chạy.

Tạo đơn hàng

Lên đơn với danh sách mặt hàng, địa chỉ giao và ghi chú của khách.

Huỷ đơn hàng

Huỷ cả đơn khi khách đổi ý; bỏ bớt một mặt hàng thì lên lại đơn chứ không huỷ.

Tạo link thanh toán online

Sinh link thanh toán sau khi đơn đã được tạo thành công.

Tính phí và thời gian giao

Tra phí giao và thời gian dự kiến theo địa chỉ khách cho.

Ghi nhớ hồ sơ khách

Nhớ những điều lâu dài về khách: cách xưng hô, sở thích, thứ cần kiêng.

Gắn và gỡ nhãn hội thoại

Gắn hoặc gỡ các nhãn đã có của trang để nhân viên nhìn vào là biết hội thoại đang ở trạng thái nào.

Dừng trợ lý, chuyển nhân viên

Tạm dừng trợ lý ảo khi khách hàng muốn gặp nhân viên hoặc hỏi các câu hỏi nằm ngoài kiến thức.

Bước 5: Thiết lập Prompt

Vào phần Dữ liệu → Nhập các câu lệnh Prompt tương ứng theo từng quy tắc hệ thống → Nhấn Lưu lại để hoàn tất.

Bước 6: Thiết lập tùy chỉnh các tính năng AI

Vào phần Thiết lập → Bật tất sử dụng các tính năng cần sử dụng như:

1. Kiểm soát chi phí

Mức độ sáng tạo của AI
Giá trị thấp cho câu trả lời chính xác, bám sát dữ kiện; giá trị cao cho câu trả lời đa dạng và sáng tạo hơn.
Số quy trình tối đa mỗi lượt trả lời
Số quy trình trợ lý ảo được chạy liên tiếp trong một lượt trả lời, trước khi bắt buộc phải trả lời khách. Càng nhiều quy trình càng tốn chi phí và thời gian chờ.

2. Nhận biết thời gian

Biết bây giờ là lúc nào
Trợ lý ảo biết ngày giờ hiện tại lúc khách vừa nhắn, nên lịch hẹn và tính ngày không bị lệch.
Nhớ mỗi tin nhắn được gửi lúc nào
Đọc lại hội thoại cũ vẫn biết khách nói câu đó vào ngày nào, nên lời hẹn từ hôm trước không bị hiểu nhầm sang hôm nay.

3. Nhịp trả lời

Chờ khách nhắn hết rồi mới trả lời
Khách hay nhắn liền mấy câu ngắn — đợi một chút rồi trả lời gọn một lần, thay vì đáp từng câu.
Nghỉ giữa hai tin nhắn
Khi câu trả lời được tách thành nhiều tin, trợ lý ảo nghỉ một chút giữa các tin cho giống người đang nhập.
Tự động chia nhỏ câu trả lời
Câu trả lời dài được tách thành nhiều tin ngắn cho khách dễ đọc.

4. Mức trả lời và trí nhớ hội thoại

Giới hạn số lần trả lời
Trả lời đủ số lần đã đặt thì trợ lý ảo nghỉ, hết khoảng thời gian mới trả lời tiếp.
Nhớ lại hội thoại cũ
Trợ lý ảo được đọc lại tin nhắn cũ trong khoảng thời gian này để nhớ câu chuyện đang nói dở.

5. Cấp độ nhân sự AI

Cấp độ đang dùng
Chọn cấp độ của trợ lý ảo theo dữ liệu sẵn có.

Bước 7: Bật sử dụng Trợ lý ảo AI

Quay lại mục Cài đặt chung → Chọn Sử dụng Trợ lý ảo → Chọn Trợ lý ảo vừa thiết lập.

*Cài đặt Nâng cao*

1. Lời chào: Tin nhắn đầu tiên (Lời chào) sẽ được hiện sau khi bắt đầu Chat với Trợ lý ảo.

2. Nâng cao: Lựa chọn cài đặt cho trợ lý ảo trả lời linh hoạt trong giờ hành chính hoặc ngoài giờ hành chính

Trợ lý ảo AI trả lời ngay lập tức: Khi khách hàng chat lên, AI sẽ tự động trả lời ngay lập tức.
Trợ lý ảo AI không trả lời: Khi khách hàng chat lên, AI sẽ không trả lời.
Trợ lý ảo AI trả lời sau 1 khoảng thời gian: Khi khách hàng Chat lên, nhân viên đã xem nhưng không trả lời thì AI tự động trả lời sau 1 khoảng thời gian
Trợ lý ảo AI trả lời ngay và tạm dừng khi nhân viên phản hồi: Khi có nhân viên tham gia cuộc trò chuyện và gửi tin nhắn, AI sẽ dừng trả lời để tránh chồng chéo. Bạn có thể thiết lập thời gian dừng AI

Lưu ý : Thiết lập giờ hành chính và cài đặt giờ làm việc hành chính

Bước 8: Giám sát hoạt động của AI

Sau khi kích hoạt, toàn bộ quá trình hội thoại giữa Trợ lý ảo và khách hàng sẽ được cập nhật theo thời gian thực tại màn hình chat. Nhân sự vận hành cần thường xuyên để:

Giám sát chất lượng câu trả lời của AI dựa trên nguồn kiến thức đã cung cấp.
Kịp thời can thiệp hoặc bổ sung thông tin trong các tình huống khách hàng hỏi chuyên sâu nằm ngoài phạm vi huấn luyện của AI.

Lưu ý:

Trợ lý ảo AI đóng vai trò là một công cụ hỗ trợ đắc lực, giúp tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại và xử lý nhanh dữ liệu, không thay thế hoàn toàn 100% nhân sự trực.
Để đảm bảo trải nghiệm khách hàng tốt nhất, doanh nghiệp vẫn cần duy trì đội ngũ nhân sự giám sát để xử lý các trường hợp phức tạp hoặc tiếp quản cuộc trò chuyện khi có yêu cầu đặc biệt từ khách hàng.

* AI-Assistant - Trợ lý ảo nội bộ

AI-Assistant là công cụ hỗ trợ nhân viên trong quá trình trả lời khách hàng, bằng cách đề xuất sẵn nội dung phản hồi dựa trên dữ liệu đã thiết lập.

Cách hoạt động:

Khi khách hàng gửi tin nhắn:

Hệ thống sẽ tự động hiển thị gợi ý trả lời tại tab Chat AI-Assistant
Nội dung gợi ý được tạo dựa trên file kiến thức và Prompt đã cấu hình

Quy trình sử dụng:

Bước 1: Nhận gợi ý từ AI

Nhân viên nhập nội dung để gửi yêu cầu đến AI hỗ trợ.

Bước 2: Xem nội dung đề xuất

AI sẽ trả về câu trả lời phù hợp với nội dung khách hàng vừa gửi.

Bước 3: Thêm vào khung chat

Nhấn Thêm vào chat để đưa nội dung vào ô nhập tin nhắn.

Bước 4: Kiểm tra và gửi

Rà soát lại nội dung
Điều chỉnh nếu cần
Gửi cho khách hàng

Lưu ý khi sử dụng:

Nội dung AI đề xuất mang tính hỗ trợ, không thay thế hoàn toàn nhân viên
Luôn kiểm tra lại trước khi gửi để đảm bảo đúng ngữ cảnh và chính xác thông tin
Có thể chỉnh sửa lại câu chữ để phù hợp với từng tình huống cụ thể

📞 HỖ TRỢ VÀ TƯ VẤN

Trong trường hợp gặp khó khăn trong quá trình cài đặt, hoặc cần tư vấn phương án triển khai tối ưu nhất cho mô hình kinh doanh cá nhân/doanh nghiệp, vui lòng liên hệ đội ngũ hỗ trợ qua Hotline:

0994.315.515